Een evenement op touw zetten is een pak eenvoudiger geworden!
Organisatoren worden niet langer geconfronteerd met een wirwar aan complexe regels. Bovendien is het verkrijgen van de nodige vergunningen vereenvoudigd.
Een innovatief en professioneel platform
Vanaf nu word je via een innovatief platform doorheen het registratieproces geleid. Het invullen van statische formulieren is voorgoed verleden tijd. Zo maakt de dienst Evenementen organisatoren wegwijs in procedures rond verzekeringen, geluid, brandveiligheid, preventie …
Eenvoudig en stapsgewijs
• Er zijn enkele nuttige toepassingen binnen het nieuwe systeem, zoals de dynamische velden. Afhankelijk van het type evenement dat je organiseert, vraagt de gemeente meer/minder gegevens op. Organiseer je bijvoorbeeld een wandeltocht, dan zal je veel minder velden (info) moeten invullen dan bij een groot festival.
• Dankzij het digitaal portaal heb je als lid zicht op alle aanvragen van jouw vereniging. Ook de status van je dossier en de adviezen van politie of brandweer kan je altijd raadplegen, wat de transparantie fel verbetert.
• Terugkerende evenementen kunnen vanaf nu ook gekopieerd worden. Dat maakt het voor organisatoren praktisch toch heel wat gemakkelijker.
Afhandeling van je dossier
Het dossier wordt pas voor advies doorgestuurd nadat alle documentatie en informatie volledig is. Zodra de nodige adviezen verkregen zijn en na goedkeuring door het College van burgemeester en schepenen, ontvang je een officiële toelating van de dienst Evenementen via het digitaal evenementenloket.
Wanneer moet je de aanvraag indienen?
- Minstens 6 weken voor een evenement met < 500 personen
- Minstens 12 weken voor een evenement met > 500 personen
Dienst Evenementen heeft deze tijd nodig om elk dossier grondig te bekijken, de nodige adviezen te verlenen en een toelating te vragen aan het Schepencollege. Dit geeft hen ook de kans om tijdig de organisatoren te contacteren, een overleg in te plannen en de nodige diensten, politie en/of brandweer.
Ontdek het digitaal evenementenloket in dit filmpje.
We leggen jou stap voor stap uit hoe het werkt.
