Meldingen van evenementen via het digitaal loket
Plan je een evenement dat:
- plaatsvindt op het openbaar domein
OF - publiek* toegankelijk is
OF - vergunningen vereist (geluidsafwijkingen, schenken van sterke dranken, ...)
Dan ben je als organisator verplicht toestemming te vragen aan de gemeente via onderstaand formulier in het digitaal loket.
* Een bijeenkomst is publiek toegankelijk als om het even wie wordt toegelaten:
- ofwel helemaal vrij toegankelijk
- ofwel tegen betaling van een bedrag aan de ingang
- ofwel op voorlegging van een uitnodiging of toegangskaart, wanneer die verspreid of verkocht werden zonder enige selectie, aan iedereen die erom vroeg
- ofwel met een uitnodiging die geen individueel karakter heeft, of zonder naamsvermelding
- ofwel met een uitnodiging die in de media is verschenen en voor iedereen bestemd is
- ofwel omdat er aan de ingang geen enkele controle is op de personen die binnenkomen
Deze toelating geldt dus niet voor privébijeenkomsten zoals bijvoorbeeld een lentefeest, trouwfeest, ledenfeest van een vereniging of wekelijkse interne werking van een vereniging. Tijdens ieder evenement wordt het publiek of privé-karakter van de bijeenkomst beoordeeld op basis van de bovenstaande criteria.
Heb je vragen of twijfels, contacteer dan gerust dienst evenementen.
Wanneer moet u de aanvraag indienen?
- Minstens 6 weken voor een evenement met < 500 personen
- Minstens 12 weken voor een evenement met > 500 personen
Dienst evenementen heeft deze tijd nodig om elk dossier grondig te bekijken, de nodige adviezen te verlenen en een toelating te vragen aan het schepencollege. Dit geeft hen ook de kans om tijdig de organisatoren te contacteren, een overleg in te plannen en de nodige diensten te betrekken.
Organiseer je een evenement in openlucht, in een tent of in een gebouw dat in principe daarvoor niet bedoeld is?
Organiseer je een evenement in openlucht, in een tent of in een gebouw dat in principe daarvoor niet bedoelt is dan ben je al organisator verantwoordelijk voor de brandveiligheid van je evenement.
Gelieve steeds rekening te houden met de voorschriften van de brandweer vermeld in het zonaal reglement houdende maatregelen ter preventie van brand en ontploffing bij evenementen dat u HIER kunt terugvinden.
Graag ontvangen we samen met je aanvraag het volgende:
- Een ingevuld informatieblad brandweer - invuldocument
- Een grondplan en inplantingsplan dat voldoen aan de voorwaarden die u HIER terugvindt
Deze documenten zullen overgemaakt worden aan de brandweer voor advies. Wanneer je een evenement organiseert en de brandweer wordt gevraagd om een advies te geven of ter plaatse een controle uit te voeren, dan hangt daar een kost aan vast. Je kan meer informatie terugvinden bij Brandweerzone Vlaams-Brabant West.
Voorbeelden:
- Een evenement in een tent of in openlucht
- Een evenement in een publiek toegankelijke inrichting met tijdelijke opstellingen bijvoorbeeld een sporthal waar een tribune gebouwd wordt
- Een folkloristische stoet zoals bijvoorbeeld een carnaval, mars, parade, enz….
- Een markt, braderie, kermis zoals bijvoorbeeld een wijkkermis, rommelmarkt, paardenmarkt, foren, kerstmarkt, jaarmarkt, enz….
- Een wijk-, buurt- of straat activiteit zoals bijvoorbeeld een buurtfeest, straat aperitief, wijkfeest, enz….
- Een sport- of recreatieve activiteit zoals bijvoorbeeld een wandel-, fiets-, of motortocht; een fietswedstrijd, fakkeltocht, rally, sportmanifestatie, enz….
- Een optocht of betoging, zoals bijvoorbeeld een manifestatie op openbaar domein, betoging, optocht, samenscholing, enz...
- Allerhande andere activiteiten zoals bijvoorbeeld een vuurwerk, kampvuur, kerstboomverbranding, enz…
Organiseer je een evenement in een publiek toegankelijke inrichting (PTI)?
Organiseer je een evenement in een feestzaal, sporthal of cultuurcentrum dan is de exploitant verplicht zich in regel te stellen met de brandveiligheid van het gebouw.
Voorbeelden:
- Een eetfestijn in de parochiezaal
- Een concert in het cultuurcentrum
- Een schoolfeest in de refter van de school
- Een concert in een kerk
Hoe aanvragen?
Vul het digitaal loket in onderaan deze pagina.
Afhandeling?
Het dossier wordt pas voor advies doorgestuurd nadat alle documentatie en informatie volledig is.
Zodra de nodige positieve adviezen verkregen zijn en na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, ontvang je een officiële toelating van de dienst evenementen.
TIP:
Voor praktische raadgevingen verwijzen we u graag naar de website www.ikorganiseer.be .